ERP – Πλατφόρμα Ηλεκτρονικών Προμηθειών

puzzle

H ηλεκτρονική πλατφόρμα καλύπτει με τον πλέον αποτελεσματικό τρόπο τις διαδικασίες ηλεκτρονικών προμηθειών (e-Procurement), διαχείρισης υλικών, οικονομικής διαχείρισης και διαχείρισης προσωπικού – μισθοδοσίας για τα ΝΠΔΔ και τους Φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης.

Συνδυάζει την εφαρμογή του νομικού πλαισίου το οποίο διέπει τις Προμήθειες Υλικών και Υπηρεσιών, τον κύκλο διαχείρισης υλικών και την οικονομική διαχείριση σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο. Παράλληλα στο ενιαίο περιβάλλον καλύπτονται σε συνδυασμό με την Οικονομική Διαχείριση οι απαιτήσεις του ΠΔ 113/2010 (Μητρώο Δεσμεύσεων). Τέλος ως προς τις ανάγκες διαχείρισης προσωπικού και μισθοδοσίας είναι σύμφωνη με τις νέες κανονιστικές διατάξεις ενώ παρουσιάζει ιδιαίτερη ευελιξία προσαρμογής στις ενδεχόμενες νέες μεταβολές.

Η πλατφόρμα αποτελεί ένα κεντροποιημένο ομοιογενές σύστημα το οποίο καλύπτει τις ανάγκες διαχείρισης Υπηρεσιών που λειτουργούν σε πολλά σημεία της Επικράτειας με μια εγκατάσταση προσφέροντας έτσι τη δυνατότητα συγκεντρωτικού και αποκεντρωτικού ελέγχου σε πραγματικό χρόνο (real time), με ελάχιστο λειτουργικό κόστος.

Η δομή του συστήματος έχει τη δυνατότητα να καλύψει τις λειτουργούσες Υπηρεσίες ως ανεξάρτητες οντότητες με αυτοτελή οικονομική παρακολούθηση ή  Υπηρεσίες που έχουν κοινή οικονομική παρακολούθηση. Προς την κατεύθυνση αυτή το σύστημα διαχειρίζεται τις Υπηρεσίες σε τέσσερα διακριτά επίπεδα χωρίς κανένα περιορισμό του αριθμού τους σε κάθε επίπεδο.

Μέσω της πλατφόρμας σε πραγματικό χρόνο και χωρίς καμία πρόσθετη διαδικασία μεταφοράς ή συγκέντρωσης δεδομένων παρέχεται η δυνατότητα εποπτείας και ελέγχου του συνόλου των εποπτευομένων Υπηρεσιών ή κάθε μιας ξεχωριστά.

Το σύστημα ενσωματώνει τα παρακάτω κύρια υποσυστήματα:

  • Ηλεκτρονική παρακολούθηση, εφαρμογή των διαδικασιών Προμήθειας
  • Διαχείριση Υλικών και Χώρων Αποθήκευσης
  • Οικονομική Διαχείριση
  • Διαχείριση Προσωπικού – Μισθοδοσία – Δάνεια
  • MIS Reporting
  • Υποσύστημα Χρηστών – Ασφάλειας

Επιγραμματικά οι λειτουργικές δυνατότητες της πλατφόρμας υποστηρίζουν:

Ηλεκτρονική παρακολούθηση, εφαρμογή των διαδικασιών Προμήθειας

  • Αυτόματη τήρηση ορίων κανονισμού Προμηθειών και Ορίων που απορρέουν από την εφαρμοζόμενη πολιτική των Προμηθειών του Υπουργείου.
  • Διενέργεια ηλεκτρονικών Δημοπρασιών.
  • Εγκρίσεων – Αποφάσεων Αρμοδίων Οργάνων για απ’ ευθείας αναθέσεις ή διαγωνιστική διαδικασία.
  • Υποβολή Αιτημάτων Μικροδαπανών, Προμηθειών και Προγραμματισμού Ενιαίου Συστήματος Προμηθειών, Προβλέψεων με πλήρη τεκμηρίωση (παρακολούθηση και τήρηση φυσικού Αρχείου). Αυτόματη συσχέτιση με την εκτέλεση του Προϋπολογισμού και Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρεώσεων.
  • Διαμόρφωση Αναγκών με βάση τα Αιτήματα με πολλαπλά κριτήρια [χρονική αναγκαιότητα, είδος (CPV), Κατηγορία (συσχέτιση με κωδικούς Προϋπολογισμού), Υποκατηγορία σε επίπεδο Υπηρεσίας ή συγκεντρωτικά σε ανώτερο επίπεδο. Αυτόματη κατανομή με βάση τα υποβληθέντα Αιτήματα.
  • Αυτόματη προβολή στατιστικών τιμών Προμήθειας Υλικών και Υπηρεσιών (Εσωτερικό Παρατηρητήριο Τιμών) με την καταχώρηση του Αιτήματος ή/και τη Διαμόρφωση της Ανάγκης ξεχωριστά σε επίπεδα Περιφέρειας και Επικράτειας (Ελάχιστη τιμή, Μέγιστη τιμή, Μέσος Όρος, Τελευταία Τιμή Προμήθειας)
  • Προκηρύξεις Διαγωνισμών – Διενέργεια Διαγωνισμού – Παρακολούθηση Διαγωνισμού (Στάδια – Εξέλιξη, Συμμετέχοντες, Δικαιολογητικά, Εγγυητικές) – Αποφάσεις, Αποτελέσματα – Ενστάσεις, Προσφυγές – Πλήρης Τήρηση Ηλεκτρονικού και Φυσικού Αρχείου.
  • Ηλεκτρονική Κατάρτιση Συμβάσεων – Παρακολούθηση Εγγυήσεων – Παρακολούθηση Εκτέλεσης (Φάσεις, Παραδοτέα, Παραλαβές, Πληρωμές, Χρονοδιαγράμματα) – Πλήρης Τήρηση Ηλεκτρονικού και Φυσικού Αρχείου.
  • Τήρηση και παρακολούθηση ενιαίου Μητρώου Προμηθευτών (πχ Ο Προμηθευτής ΧΧΧΧ σε ποιές Υπηρεσίες ποιά υλικά παρέδωσε με ποιες συμβάσεις, Τιμές, ποια είναι η συνολική οφειλή, ποιες πληρωμές έχουν πραγματοποιηθεί)
  • Όλα τα βασικά κείμενα λειτουργoύν με διαμορφώσιμα και επιλέξιμα templates (π.χ. Διακηρύξεις, Συμβάσεις κλπ)

Διαχείριση Υλικών και Χώρων Αποθήκευσης

  • Διαχείριση Υλικών με Bar Code ή RFID διεθνών Standards
  • Συσχέτιση Χώρων, Κέντρου Κόστους και Οργανογράμματος
  • On Line Παρακολούθηση αποθεμάτων σε όλα τα επίπεδα και τους χώρους της ίδιας Υπηρεσίας και των άλλων Υπηρεσιών της Επικράτειας.
  • Ελεύθερος Παραμετρικός Ορισμός Χώρων σε πολλαπλά επίπεδα (πχ. Αποθήκη, Τομέας, Τμήμα, Θέση, Ράφι, Συρτάρι) με χρήση γραμμωτού κώδικα.
  • Αυτοματοποιημένη διαδικασία Παραλαβών – Παρακολούθηση Εντολών Προμήθειας – Εκτέλεσης Συμβάσεων
  • Διακινήσεις Υλικών – αυτοματοποιημένη διαδικασία παραλαβής από μια Υπηρεσία σε άλλη.
  • Χρεώσεις – Αναλώσεις ειδών σε Κέντρα κόστους, Επίπεδα Οργανογράμματος.
  • Ένταξη των Ειδών σε παραμετρικά οριζόμενες Κατηγορίες, Υποκατηγορίες, Ομάδες, Υποομάδες. Συσχέτιση Υλικών και Υπηρεσιών με κωδικούς Προϋπολογισμού και CPV.

Οικονομική Διαχείριση

  • Κατάρτιση Προϋπολογισμού (Προτάσεις Τμημάτων, Σύνθεση, πολλαπλές εκδόσεις κλπ) για το σύνολο των Υπηρεσιών και για κάθε μία ξεχωριστά.
  • Παρακολούθηση Εκτέλεσης του Προϋπολογισμού Εσόδων και Εξόδων για το σύνολο των Υπηρεσιών και για κάθε μία ξεχωριστά.
  • Διαδικασίες Δευτερευόντων Διατακτών
  • Πλήρης τήρηση διπλογραφικού συστήματος
  • Αυτόματη διαδικασία έκδοσης Αποφάσεων Ανάληψης Υποχρεώσεων και Ανάρτησης στη Διαύγεια (ΠΔ 113/2010)
  • Παρακολούθηση Δεσμεύσεων και σχετικών περιορισμών σε συνδυασμό με την έκδοση Χρηματικών Ενταλμάτων
  • Αυτοματοποιημένη Διαχείριση Πληρωτέων – Εισπρακτέων Λογαριασμών
  • Αυτοματοποιημένη διαδικασία εκκαθάρισης δαπανών.
  • Εκδόσεις Ενταλμάτων Πληρωμής – Αυτοματοποιημένη διαδικασία Αποδόσεων Κρατήσεων σε Οργανισμούς και Ταμεία
  • Διαχείριση Εισπράξεων και Πληρωμών (Χρηματοοικονομική Διαχείριση), διαδικασίες ηλεκτρονικών πληρωμών.
  • Γενική Λογιστική
  • Διαχείριση Παγίων – Συντηρήσεις
  • Αυτοματοποιημένες Διαδικασίες κλεισίματος Χρήσης – Ισολογισμού – Αποτελεσμάτων
  • Διασύνδεση με σύστημα Ηλεκτρονικών Προμηθειών.
  • Σύστημα πολλαπλών αναφορών – στατιστικών και εκτυπώσεων ελέγχου (reporting)

Διαχείριση Προσωπικού – Μισθοδοσίας

  • Οργανόγραμμα – Διοικητικές Μονάδες
  • Στοιχεία Εργαζομένων
  • Προσωπικά Στοιχεία
  • Στοιχεία Μόρφωσης Εκπαίδευσης
  • Υπηρεσιακά Στοιχεία
  • Προσθήκη / Αφαίρεση Χρόνου Υπηρεσίας
  • Μισθολογικά Κλιμάκια / Χρονοεπιδόματα
  • Βαθμοί
  • Τοποθετήσεις, Μετακινήσεις, Υπηρεσιακές Μεταβολές & Μετατάξεις, Αποσπάσεις, Μεταθέσεις
  • Συμμετοχή σε Συλλογικά Όργανα / Ειδικές Δραστηριότητες
  • Άδειες
  • Ασθένειες
  • Ποινές
  • Διαχείριση Δανείων Προσωπικού
  • Μισθοδοσία
  • Καταστάσεις / Αναφορές

MIS Reporting που υποστηρίζει:

  • Ιχνηλασιμότητα Αιτημάτων
  • Ιχνηλασιμότητα Υλικών
  • Αιτήματα σε Περιφερειακό και Συγκεντρωτικό επίπεδο Επικράτειας για διαμόρφωση αναγκών και πολιτικής Προμηθειών
  • Παρακολούθηση Ειδών με Τιμές Προμήθειας και Προμηθευτές
  • Παρακολούθηση Αποτελεσμάτων Διαγωνισμών με πολλαπλά κριτήρια (πχ ποιος Προμηθευτής σε όλη την Επικράτεια ανακηρύχθηκε μειοδότης για το ΧΧΧΧ υλικό
  • Παρακολούθηση Εκτέλεσης Συμβάσεων με πολλαπλά κριτήρια
  • Παρακολούθηση της επάρκειας των Αποθεμάτων σε σχέση με το χρόνο
  • On line Παρακολούθηση Εκτέλεσης Προϋπολογισμού ανά Υπηρεσία ή Συγκεντρωτικά
  • Παρακολούθηση Εισπράξεων και Πληρωμών μέσω Τραπεζικών Λογαριασμών, Διαθέσιμα Υπόλοιπα κλπ)
  • Ενιαίες Καρτέλες Προμηθευτών (για το σύνολο των Νοσηλευτικών Ιδρυμάτων)
  • Αποκλίσεις % τιμών προμήθειας ανά Είδος ανά Νοσοκομείο – Μονάδα Υγείας
  • Υπολογισμός κόστους ανά οριζόμενο κέντρο κόστους και σε επίπεδο Οργανογράμματος
  • Προμήθειες – Αναλώσεις υλικών
  • Αναλυτικά Καθολικά – Ισοζύγια Γεν. Λογιστικής και Δημόσιου Λογιστικού
  • Λοιπές Αναφορές – Στατιστικά